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Il Fax virtuale
Il Fax virtualizzato
Il fax è uno strumento molto importante per le aziende, gli studi e i liberi professionisti, in quanto consente di inviare documenti di vario genere tramite una linea telefonica con numero adibito al servizio fax. Il fax ha però degli svantaggi, in particolare:- si tratta spesso di apparecchiature più ingombranti e costose di un normale telefono;
- determina uno spreco notevole di carta, producendo per ogni documento una doppia copia: la prima appartiene a chi invia il fax, mentre la seconda a chi lo riceve e lo stampa.
Il fax virtuale OpenFAX
Oggi per fortuna esiste una soluzione ecologica ed economica: il fax virtuale. Grazie al fax virtuale si possono inviare e ricevere fax direttamente sul pc tramite l'e-mail. Uno dei servizi di fax virtuale più innovativi e versatili è quello fornito dall'azienda OpenVOIP. Il fax virtuale di OpenVOIP (OpenFAX) consente infatti di:- ricevere gratuitamente i fax inviati a un numero geografico del Cliente su una casella di posta del cliente stesso;
- inviare fax allegando il documento in PDF ad una mail;
- inviare fax caricando il PDF nel portale OpenVOIP.
I vantaggi del fax virtuale
Il fax virtuale ha vantaggi innegabili, tra cui possiamo citare:- il risparmio di carta e di inchiostro per la stampa;
- il risparmio dei costi di archiviazione dei documenti, insieme alla possibilità di creare archivi digitali a ingombro zero;
- il risparmio legato al non dover comprare il terminale fisico del fax. Tradizionale.
Voicemail: segreteria telefonica via e-mail
Sul centralino di OpenVOIP è presente la segreteria telefonica via mail, una segreteria telefonica che invia i messaggi a una casella di posta. Se vi sono più linee configurate su uno stesso centralino, ogni interno può attivare o disattivare la segreteria telefonica in autonomia, scegliendo anche se ricevere il messaggio in formato WAV via e-mail. I messaggi lasciati in segreteria possono essere ascoltati da remoto tramite password, telefonando al proprio interno o ascoltati in maniera tradizionale tramite telefono. I messaggi ricevuti possono essere inoltrati ad altri interni telefonici. Per personalizzare la propria segreteria si può variare il messaggio registrandolo tramite il telefono o caricando un apposito file MP3 dal pannello di controllo. Voicemail è una soluzione estremamente flessibile con cui vengono superati molti dei limiti della tradizionale segreteria.Risponditore automatico (IVR - Interactive voice response)
Il risponditore automatico – o IVR – è la voce pre-registrata che risponde alle chiamate dando diverse opzioni all'utente. Quest'ultimo sceglie tra le opzioni tramite tastiera. Il centralino OpenVOIP da la possibilità di impostare un risponditore automatico inserendo un'alberatura predefinita dei messaggi di risposta. La funzione classica è quella che prevede la registrazione di un messaggio di benvenuto che viene riprodotto dopo il primo squillo e che illustra al chiamante una serie di funzioni raggiungibili tramite la tastiera del telefono (ad es. "Per parlare con l'Amministrazione premere il tasto 1, per parlare con il Supporto Tecnico premere il tasto 2..."). Come tutti i servizi del centralino OpenVOIP, anche quello del risponditore automatico si può gestire in totale autonomia da un pannello di controllo a cui si accede con nome e utente e password.Trasferimento delle chiamate
L'utilità di un centralino sta anche nella possibilità di trasferire le chiamate da un interno all'altro. Nel centralino OpenVOIP, tutte le chiamate in ingresso e in uscita possono essere trasferite, tramite la tastiera del telefono, ad altri numeri (indifferentemente interni o esterni). Il centralino possiede due modalità di trasferimento: quella “cieca”, in cui la chiamata viene trasferita al nuovo destinatario e il mittente esce dalla comunicazione, e quella “con annuncio”, in cui il mittente mette in attesa la telefonata, contatta il nuovo destinatario e successivamente lo passa all'interlocutore uscendo dalla telefonata.Configurazione della modalità assente
Nel centralino virtuale OpenVOIP, ogni utente può decidere quale azione deve intraprendere il centralino quando è attiva la modalità assente. In tale modalità è possibile attivare la segreteria telefonica, trasferire la telefonata ad un altro numero interno o trasferire la chiamata ad un numero esterno. Ogni utente può inoltre decidere il numero massimo di squilli che il proprio telefono deve effettuare prima di far partire la "modalità assente".Gestione degli interni
L'Amministratore del sistema, in maniera agevole tramite il pannello di controllo, può attivare o disattivare le numerazioni interne e assegnare ad ogni utente una singola numerazione.Abilitazione e disabilitazione delle chiamate
Per ogni singolo telefono è possibile abilitare o disabilitare le chiamate in uscita verso i numeri di rete interna, i numeri di rete nazionale, i numeri di rete mobile (cellulari), i numeri internazionali ed i numeri a tariffa speciale (199 e 848).Modalità "giorno e notte" e scelta della musica di attesa
Il centralino può essere configurato in base al giorno e all'orario della settimana in cui si vuole che i telefoni restino attivi. Durante gli orari di chiusura o inattività (modalità “notte”) è possibile far partire in maniera automatica un messaggio caricato in formato mp3 nel pannello di controllo. Quando invece i telefoni sono attivi (modalità “giorno”), si può scegliere la musica d'attesa uploadando un mp3 tramite pannello di controllo.Scelta del numero del centralino
L'amministratore del sistema ha facoltà di decidere che una o più numerazioni interne squillino contemporaneamente all'arrivo di una chiamata entrante.Storico del traffico telefonico e servizi di statistiche avanzate
Il traffico telefonico in entrata e in uscita può essere consultato in qualsiasi momento dal pannello di controllo. Le informazioni che si possono ottenere sono:- La data e l'ora di tutte le telefonate
- Il numero del destinatario e del ricevente
- Quanto è durata ogni telefonata
- le chiamate effettuate e ricevute da ogni interno (numero, durata e percentuale sul totale);
- le chiamate effettuate e ricevute da ogni reparto (numero, durata e percentuale sul totale);
- il totale (numero, durata) di chiamate per tipologia (interne, nazionali, cellulari e internazionali) da parte di ogni interno;
- il numero totale di chiamate per fascia oraria (mattina, pomeriggio, sera, notte) da parte di ogni interno.
Fatturazione elettronica
Il centralino virtuale funziona tramite un credito prepagato che può essere versato tramite bonifico, paypal o carta di credito. La fattura relativa alla ricarica effettuata viene immediatamente caricata in formato PDF nel proprio pannello di controllo per tutta la durata del contratto.Agenda personale e funzione click and dial
In aggiunta a tali funzionalità il pannello di gestione permette ad ogni utente di configurare anche una Agenda personale, con possibilità di chiamare i destinatari prescelti semplicemente con un click del mouse sul numero telefonico. La funzionalità Agenda, inoltre, permette di leggere il report mensile e statistico del traffico telefonico sostituendo i numeri di telefono con il relativo nominativo presente in rubrica.
Centralini Voip è un sito web di proprietà di 2open.it finalizzato alla divulgazione delle nuove tecnologie del settore TLC.
